Die Berufsbilder im Facility Management bei Rustler

Objektbetreuerassistenz

Was macht ein Objektbetreuerassistent bei der Rustler Gruppe?

Der Objektbetreuerassistent kennt keine Monotonie bei der Ausübung seines Berufes. Einerseits kann seine Tätigkeit herausfordernd und vielseitig sein, andererseits können die Aufgaben in technischer Hinsicht mitunter sehr lehrreich sein.
Als unterstützende Kraft des Objektbetreuers erbringt er beratende Assistenzleistungen und ist für die Evidenthaltung und Terminkoordination verantwortlich. Bis auf wenige Ausnahmen übernimmt der Objektbetreuerassistent alle Tätigkeiten, für die der Objektbetreuer verantwortlich ist. Er unterstützt somit den Objektbetreuer in all seinen Agenden. Mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung übt er eine Schnittstellenfunktion zwischen Kunden, Technikern und seinem Objektbetreuer aus.

Durch sein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationsgeschick schafft der Objektbetreuerassistent die Voraussetzungen für einen einwandfreien und ordnungsgemäßen Tagesablauf. Er übernimmt neben der Abhandlung von Störungs- oder Schadensmeldungen, der Beauftragung von Professionisten, die Rechnungskontrolle der beauftragten Leistungen sowie der Vorbereitung und dem Abschluss von Dauerschuldverträgen auch die schriftliche und telefonische Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Professionisten. Die Qualifikationen eines Objektbetreuerassistenten sind daher auf mehreren Ebenen gefordert: Er muss, um diese Aufgaben erfüllen zu können, ein technisches Verständnis haben (z.B. richtige Interpretation der Arbeitsscheine), den Überblick über die täglich anfallenden Tätigkeiten haben, vernetzt denken können und in der Lage sein, mit Selbstbewusstsein direkten Kontakt mit Kunden zu haben. Er muss mit Anliegen aller Art professionell umgehen können und ist um die nachhaltige Zufriedenstellung des Kunden stets bemüht. Eine Höflichkeit und Gewandtheit im Umgang mit Menschen ist dabei erforderlich.

Neben dem administrativen und organisatorischen Tätigkeitsumfeld, begleitet der Objektbetreuerassistent den Objektbetreuer gegebenenfalls auch zu Kundenterminen. Dabei ist er für die ordnungsgemäße Protokollierung zuständig und mit vielen unterschiedlichen Situationen und Menschen konfrontiert, die seinen Arbeitsalltag vielfältig und spannend machen.

Was muss ein Objektbetreuerassistent mitbringen?
…agiert auch in schwierigen Situationen sicher und gewandt
…sehr gute Umgangsformen und aktives Kommunikationsverhalten
…hohes Maß an Motivation und Diskretion
…professionelles und sicheres Auftreten
…arbeitet diszipliniert und kann Verantwortung übernehmen
…bringt ein technisches Verständnis mit
…ist zuverlässig und flexibel

Technischer Objektbetreuer

Was macht ein technischer Objektbetreuer bei der Rustler Gruppe?

In seiner Funktion vereint der technische Objektbetreuer eine Vielzahl an technischen, organisatorischen und kaufmännischen Qualifikationen. Entscheidend ist aber sein kundenorientiertes Denken, denn der Objektbetreuer ist immer, egal ob intern oder extern, Dienstleister seines Kunden.

Sein Profilbild ist vor allem dadurch geprägt, dass er im Auftrag der Immobilieneigentümer für die ihm anvertrauten Objekte, wie z.B. Häuser, Wohnungen, Büros, etc., Sorge zu tragen hat, um den Wünschen der Eigentümer/Mieter gerecht zu werden. Er ist für die technische Betreuung der Immobilien zuständig und stellt sicher, dass sich diese in einem einwandfreien Zustand befinden. Der Objektbetreuer ist für die Beauftragung und Evidenz Haltung aller technischen Wartungen und Überprüfungen verantwortlich, er berät Eigentümer und Hausverwalter bei technischen und infrastrukturellen Belangen, sowie bei der Erstellung von Instandhaltungsbudgets und vieles mehr. Grundsätzlich ist er für die Koordination personeller Ressourcen und für die Erhaltung und Instandsetzung der Gebäude und Einrichtungen des Unternehmens verantwortlich.

Aufgrund seiner Kenntnisse und Erfahrungen im Vertragsrecht und in der Auftragsvergabe, klärt er über rechtliche Gegebenheiten auf, bietet umfangreiche Lösungsmöglichkeiten an und führt anschließend alle Tätigkeiten im Namen der Eigentümer aus. Dabei übernimmt der technische Objektbetreuer die fachliche Vertretung des Auftraggebers gegenüber Behörden, Mietern, Lieferanten, Hausinhaber, etc.

Der Arbeitsalltag ist geprägt durch den regelmäßigen Kontakt mit unterschiedlichem Kundenverhalten und gestaltet somit den Alltag abwechslungsreich. Im Vordergrund steht vor allem die Betreuung von und die Kommunikation mit Mietern, Hausverwaltern und dritten Personen über E-Mail und Telefon. Durch sein ausgeprägtes Organisationgeschick behält der technische Objektbetreuer den Überblick, dadurch werden keine Auswärtstermine oder unbeantwortete E-Mails vergessen. Aber der Kontakt mit Hausverwaltern oder Mietern kann mitunter auch eine Herausforderung sein, denn gegebenenfalls wird der technische Objektbetreuer auch kontaktiert, um Fehler oder Mängel wie z.B. Heizungsstörungen, Geruchsbelästigungen, o.ä. aufzuzeigen. Seine Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und deren Anliegen/Problemen sind hierbei gefragt.

Das Hauptaugenmerk seines Aufgabengebietes liegt vor allem in der vor Ort Betreuung seiner Kunden, deshalb nimmt er z.B. in Form einer Hausbegehung in den einzelnen Häusern laufend Auswärtermine wahr. Diverse Besprechungen mit Mietern, Professionisten und Behörden können sich ebenfalls im Terminkalender eines technischen Objektbetreuers wiederfinden.

Der technische Objektbetreuer zeichnet sich stets durch seinen effizienten Arbeitsstil und seiner präzisen Arbeitsweise aus. Um seine Tätigkeit mit Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt ausführen zu können, werden ihm technische Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt. Neben den notwendigen Organisations- und Arbeitsmitteln wie eine Taschenlampe, einen Fotoapparat, einen Technikschlüssel und einem Mobiltelefon, ist vor allem das Tablet hervorzuheben, welches auch unterwegs den Zugriff auf die wichtigsten Daten des Objektes, das CAFM-System (Planon) und das Dokumentenmanagementsystem (Saperion) ermöglicht.

Was muss ein technischer Objektbetreuer mitbringen?
…setzt sich für das Unternehmen und dessen Ziele ein
…trifft Entscheidungen und setzt Prioritäten
…betreut Immobilien, als wären sie seine eigenen
…ist ein Organisationstalent und übernimmt Verantwortung
…denkt lösungsorientiert und hat ein umfangreiches technisches Wissen
…zeigt Engagement und hat ein Geschick im Umgang mit Menschen
…denkt optimistisch und ist eine zuverlässige Persönlichkeit
…hat eine strukturierte und präzise Arbeitsweise

Immobilienmanager

Was macht ein Immobilienmanager bei der Rustler Gruppe?

Im Tätigkeitsbereich des Immobilienmanagers geht es darum, die anvertrauten Objekte nicht nur technisch zu betreuen, sondern diese für den vertretenen Eigentümer bestmöglich zu bewirtschaften und vor allem weiter zu entwickeln. Die Kundenbeziehung ist von Aktion und Initiative des Immobilienmanagers und nicht von Reaktion geprägt. Einerseits akquiriert er neue Kunden, geht zu Geschäftsessen, besucht Netzwerkveranstaltungen und präsentiert das Unternehmen in unterschiedlichen Situationen – der Immobilienmanager ist somit am Erfolg oder auch Misserfolg des Unternehmens beteiligt. Andererseits zeigt er Kunden die Möglichkeiten auf, den Wert ihrer Liegenschaft/Erträge nicht nur zu erhalten, sondern auch zu steigern.

In der Kundenakquise besichtigt er die Liegenschaften, erstellt Angebote, führt Gespräche mit Neukunden, präsentiert das Unternehmen und bietet Neukunden ein auf ihr Objekt zugeschnittenes Dienstleistungspaket an.

Zusätzlich fördert der Immobilienmanager die persönliche und berufliche Entwicklung der technischen Objektbetreuer und der Objektbetreuerassistenten, in dem er sein Wissen und seine Erfahrungen in Form von internen Schulungen oder Besprechungen weiter gibt. Er übernimmt auch Führungsverantwortung.

Der Arbeitsalltag des Immobilienmanagers ist, abgesehen von den üblichen Organisationstätigkeiten, durch den laufenden Kontakt mit Eigentümern vielfältig. Er hat ein offenes Ohr, um diese in der technischen Betreuung ihrer Liegenschaften zu beraten, Möglichkeiten aufzuzeigen und diese danach auch nach den Wünschen des Kunden umzusetzen bzw. zu begleiten. Er erkennt Probleme und Konfliktsituationen und löst diese, bevor sie eskalieren. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden wird vorausgesetzt. Er unterstützt die Immobilienverwalter und die Verwaltungsassistenten bei fachlichen und organisatorischen Fragen und beschäftigt sich auch mit der Einschulung neuer Kollegen.

Um erfolgreich zu sein, muss der Immobilienmanager grundlegende Bereiche beherrschen:

  • Er muss sich präsentieren können und sein Benehmen muss der entsprechenden Situation angepasst sein
  • Er muss Problemsituationen beherrschen, bevor sie ihn beherrschen
  • Er muss eloquent und rhetorisch bestens gewandt sein
  • Er muss seine Muttersprache perfekt beherrschen und sollte durch gutes Englisch flexibel sein