Die Berufsbilder in der Immobilienverwaltung bei Rustler

Immobilienverwaltungsassistent

Was macht ein Immobilienverwaltungsassistent bei der Rustler Gruppe?

Die Tätigkeit des Verwaltungsassistenten ist umfassend und abwechslungsreich. Als „rechte Hand“ des Immobilienverwalters ist er der Stützpfeiler, auf dem der Erfolg des Immobilienverwalters beruht. Er übernimmt auch – bis auf wenige Ausnahmen – alle Aufgaben, die der Verwalter verantwortet.

Der Verwaltungsassistent ist für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes zuständig. Dieses beinhaltet neben der Abhandlung von Störungs- oder Schadensmeldungen, der Annahme von Kündigungen, der Vorbereitung und dem Abschluss von Mietverträgen sowie der Übergabe und Rücknahme von Wohnungen auch die schriftliche und telefonische Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Professionisten. Ein Verwaltungsassistent darf sich daher vor dem direkten Kontakt mit Menschen nicht scheuen und sollte über genügend Selbstbewusstsein verfügen, um mit Anliegen aller Art professionell umgehen zu können. Denn der Verwaltungsassistent ist erste Ansprechperson und bemüht sich um die rasche Zufriedenstellung der Kunden.

Der Job als Verwaltungsassistent ist aber nicht nur mit Büro- oder Back-Office-Tätigkeiten verbunden. Denn viele Auswärtstermine mit unterschiedlichen Situationen und Menschen machen den Arbeitsalltag eines Verwaltungsassistenten vielfältig und spannend. Als Equipment erhält jeder Assistent der Hausverwaltung ein Mobiltelefon sowie ein Tablet, um diverse vorgefertigte Formulare bereits vor Ort ausfüllen und bearbeiten zu können. Dadurch wird das Nacharbeiten im Büro erheblich reduziert.

Durch die fachliche und persönliche Entwicklung sowie einer entsprechenden Ausbildung mit Hilfe unserer Rustler Akademie hat der Verwaltungsassistent auch die Möglichkeit, sich zum Immobilienverwalter weiterzuentwickeln (Aufstiegsmöglichkeiten)!

Was muss ein Verwaltungsassistent mitbringen?
…agiert auch in schwierigen Situationen sicher und gewandt
…selbstbewusste und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung
…hohes Maß an Motivation und Loyalität
…erkennt Probleme und arbeitet auf eine Lösung hin
…arbeitet diszipliniert und kann Verantwortung übernehmen

Immobilienverwalter

Was macht ein Immobilienverwalter bei der Rustler Gruppe?

Die Tätigkeit eines Immobilienverwalters lässt sich mit einer umfangreichen Verantwortung für die ihm anvertrauten Objekte z.B. Häuser, Wohnungen, Büros, Geschäftslokale, etc. beschreiben. Er bewirtschaftet die Immobilien für den Eigentümer bestmöglich und fungiert als Bindeglied zwischen dem Eigentümer, Mietern und Dritten. Der Immobilienverwalter berät Eigentümer in der Ertragsentwicklung, im Wohnrecht, in der Verwertung von Bestandobjekten und vieles mehr. Grundsätzlich achtet er auf die Erhaltung und Sanierung der Liegenschaften und der Mietobjekte. Er klärt über rechtliche und steuerliche Gegebenheiten auf, bietet umfangreiche Lösungsmöglichkeiten an und führt anschließend alle Tätigkeiten im Namen der Eigentümer aus. Somit muss sich ein Immobilienverwalter im Zuge seiner Karriere sehr gute Kenntnisse im Wohnrecht, Baurecht und Steuerrecht aber auch im Facility Management aneignen.

Der Arbeitsalltag eines Immobilienverwalters ist vielfältig. Vor allem der Kontakt mit den verschiedensten Menschen macht den Alltag abwechslungsreich. Im Vordergrund steht vor allem die Betreuung von und die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und dritten Personen via E-Mail und Telefon. Das bedeutet, dass viele E-Mails und Anrufe beim Immobilienverwalter einlangen – Organisationsgeschick ist gefragt! Nicht jeder Anruf von Eigentümern oder Mietern ist angenehm, denn gegebenenfalls wird der Immobilienverwalter auch kontaktiert, um Fehler oder Mängel wie z.B. einen Wasserrohrbruch, Schimmel, o.ä. aufzuzeigen. Die Fähigkeiten im Beschwerdemanagement werden hier auf die Probe gestellt.

Aber Immobilienverwaltung ist nicht nur ein Bürojob. Neben organisatorischen Tätigkeiten gibt es auch viele Auswärtstermine, die den Arbeitsalltag zwischendurch auflockern. Dies kann zum Beispiel eine Hausbegehung in den Häusern sein, die er selbst verwaltet. Aber auch Wohnungsübergaben oder – rücknahmen. Diverse Besprechungen mit Lieferanten oder Behördentermine (Gericht, Schlichtungsstelle, Magistrat) können sich ebenfalls im Terminkalender eines Immobilienverwalters wiederfinden.

Um all diese Tätigkeiten effizient und gewissenhaft ausführen zu können, erhält der Immobilienverwalter technisch hochwertiges Equipment. Neben den notwendigen Accessoires wie eine Taschenlampe, einen Fotoapparat, einen Postschlüssel und dem obligatorischen Mobiltelefon ist vor allem das Tablet hervorzuheben, welches auch unterwegs den Zugriff auf die wichtigsten Daten des Objektes und das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. Dadurch können eine Vielzahl an Arbeiten bereits vor Ort erledigt werden und eine zeitaufwändige Nachbearbeitung im Büro bleibt erspart.

Was muss ein Immobilienverwalter mitbringen?
… setzt sich für das Unternehmen und dessen Ziele ein
… trifft Entscheidungen und setzt Prioritäten
… ist ein Organisationstalent und übernimmt Verantwortung
… ist lösungsorientiert
… zeigt Engagement und hat keine Scheu zu kommunizieren
… denkt optimistisch und ist eine zuverlässige Persönlichkeit
… hat eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
… betreut Immobilien, als wären sie seine eigenen

Immobilienmanager

Was macht ein Immobilienmanager bei der Rustler Gruppe?

Im Tätigkeitsbereich des Immobilienmanagers geht es darum, die anvertrauten Objekte nicht nur zu verwalten, sondern diese für den vertretenen Eigentümer bestmöglich zu bewirtschaften und vor allem weiter zu entwickeln. Die Kundenbeziehung ist von Aktion und Initiative des Immobilienmanagers und nicht von Reaktion geprägt. Einerseits akquiriert er neue Kunden, geht zu Geschäftsessen, besucht Netzwerkveranstaltungen und präsentiert das Unternehmen in unterschiedlichen Situationen – der Immobilienmanager ist somit am Erfolg oder auch Misserfolg des Unternehmens beteiligt. Andererseits zeigt er Kunden die Möglichkeiten auf, den Wert ihrer Liegenschaft/Erträge nicht nur zu erhalten, sondern auch zu steigern.

In der Kundenakquise besichtigt er die Liegenschaften, erstellt Verwaltungsangebote, führt Gespräche mit Neukunden, präsentiert das Unternehmen und bietet Neukunden ein auf ihr Objekt zugeschnittenes Dienstleistungspaket an.

Zusätzlich fördert der Immobilienmanager die persönliche und berufliche Entwicklung der Immobilienverwalter und der Verwaltungsassistenten, in dem er sein Wissen und seine Erfahrungen in Form von internen Schulungen oder Besprechungen weiter gibt. Er übernimmt auch Führungsverantwortung.

Der Arbeitsalltag des Immobilienmanagers ist, abgesehen von den üblichen Verwaltungstätigkeiten, durch den laufenden Kontakt mit Eigentümern vielfältig. Er hat ein offenes Ohr, um diese in der Entwicklung ihrer Liegenschaften zu beraten, Möglichkeiten aufzuzeigen und diese danach auch nach den Wünschen des Kunden umzusetzen bzw. zu begleiten. Er erkennt Probleme und Konfliktsituationen und löst diese, bevor sie eskalieren. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden wird vorausgesetzt. Er unterstützt die Immobilienverwalter und die Verwaltungsassistenten bei fachlichen und organisatorischen Fragen und beschäftigt sich auch mit der Einschulung neuer Kollegen.

Um erfolgreich zu sein, muss der Immobilienmanager grundlegende Bereiche beherrschen:

  • Er muss sich präsentieren können und sein Benehmen muss der entsprechenden Situation angepasst sein
  • Er muss Problemsituationen beherrschen, bevor sie ihn beherrschen
  • Er muss eloquent und rhetorisch bestens gewandt sein
  • Er muss seine Muttersprache perfekt beherrschen und sollte durch gutes Englisch flexibel sein