Die Berufsbilder im Facility Management bei Rustler

Facility Management Assistent

Was macht ein Facility Management Assistent bei der Rustler Gruppe?

Die Tätigkeit des Facility Management Assistent ist umfassend und abwechslungsreich. Als „rechte Hand“ des Facility Managers ist er der Stützpfeiler, auf dem der Erfolg des Facility Manager beruht. Er übernimmt auch – bis auf wenige Ausnahmen – alle Aufgaben, die der Facility Manager verantwortet.

Der Assistent ist für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes zuständig. Dieses beinhaltet neben der Abhandlung von Störungs- oder Schadensmeldungen, der Beauftragung von Professionisten, der Rechnungskontrolle für die beauftragten Leistungen sowie der Vorbereitung und den Abschluss von Dauerschuldverträgen auch die schriftliche und telefonische Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Professionisten. Ein Assistent darf sich daher vor dem direkten Kontakt mit Menschen nicht scheuen und sollte über genügend Selbstbewusstsein verfügen, um mit Anliegen aller Art professionell umgehen zu können. Denn der Assistent ist die erste Ansprechperson und um die rasche Zufriedenstellung der Kunden bemüht.

Der Job als Assistent ist aber nicht nur mit Büro- oder Back-Office-Tätigkeiten verbunden. Auch Auswärtstermine mit unterschiedlichen Situationen und Menschen machen den Arbeitsalltag eines Assistenten vielfältig und spannend.

Was muss ein Facility Management Assistent mitbringen?
… agiert auch in schwierigen Situationen sicher und gewandt
… selbstbewusste und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung
… hohes Maß an Motivation und Loyalität
… erkennt Probleme und arbeitet auf eine Lösung hin
… arbeitet diszipliniert und kann Verantwortung übernehmen
… hat ein technisches Verständnis

Facility Manager

Was macht ein Facility Manager bei der Rustler Gruppe?

Die Tätigkeit eines Facility Manager lässt sich mit einer umfangreichen Verantwortung für die ihm anvertrauten Objekte z.B. Häuser, Wohnungen, Büros, Geschäftslokale, etc. beschreiben. Er betreut die Immobilien für den Eigentümer bestmöglich und fungiert als Bindeglied zwischen dem Eigentümer, Mietern und Dritten. Der Facility Manager ist für die Beauftragung und Evidenthaltung aller technischen Wartungen und Überprüfungen verantwortlich, er berät Eigentümer und Hausverwalter bei technischen und Infrastrukturellen Belangen, sowie bei der Erstellung von Instandhaltungsbudgets und vieles mehr. Grundsätzlich achtet er auf die Erhaltung und Sanierung der Liegenschaften. Er klärt über rechtliche und normative Gegebenheiten auf, bietet umfangreiche Lösungsmöglichkeiten an und führt anschließend alle Tätigkeiten im Namen der Eigentümer aus. Somit muss sich ein Facility Manager im Zuge seiner Karriere sehr gute Kenntnisse im Baurecht, zu Normen und Gesetzen, insbesondere auch zum Mietrechtsgesetz aneignen.

Der Arbeitsalltag eines technischen Facility Manager ist vielfältig. Vor allem der Kontakt mit den verschiedensten Menschen macht den Alltag abwechslungsreich. Im Vordergrund steht vor allem die Betreuung von und die Kommunikation mit Mietern, Hausverwaltern und dritten Personen via E-Mail und Telefon. Das bedeutet, dass viele E-Mails und Anrufe beim technischen Facility Manager einlangen – Organisationsgeschick ist gefragt! Nicht jeder Anruf von Hausverwalter oder Mietern ist angenehm, denn gegebenenfalls wird der Facility Manager auch kontaktiert, um Fehler oder Mängel wie z.B. Heizungsstörungen, Geruchsbelästigungen, o.ä. aufzuzeigen. Die Fähigkeiten im Beschwerdemanagement werden hier auf die Probe gestellt.

Aber Facility Manager ist nicht nur ein Bürojob. Neben organisatorischen Tätigkeiten gibt es auch viele Auswärtstermine, die den Arbeitsalltag zwischendurch auflockern. Dies kann zum Beispiel eine Hausbegehung in den Häusern, die er selbst betreut, sein, aber auch Wohnungsübergaben oder – rücknahmen. Diverse Besprechungen mit Mietern, Professionisten und Behörden können sich ebenfalls im Terminkalender eines technischen Objektbetreuers wiederfinden.

Um all diese Tätigkeiten effizient und gewissenhaft ausführen zu können, erhält der Facility Manager technisch hochwertiges Equipment. Neben den notwendigen Accessoires wie einer Taschenlampe, eines Fotoappartes, Technikschlüssel und des obligatorischen Mobiltelefons ist vor allem das Tablet hervorzuheben, welches auch unterwegs den Zugriff auf die wichtigsten Daten des Objektes, das CAFM-System (Planon) und Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. Dadurch kann eine Vielzahl von Arbeiten bereits vor Ort erledigt werden, und eine zeitaufwändige Nachbearbeitung im Büro bleibt erspart.

Was muss ein Facility Manager mitbringen?
… setzt sich für das Unternehmen und dessen Ziele ein
… trifft Entscheidungen und setzt Prioritäten
… ist ein Organisationstalent und übernimmt Verantwortung
… ist lösungsorientiert und hat ein umfangreiches technisches Wissen
… zeigt Engagement und hat keine Scheu zu kommunizieren
… denkt optimistisch und ist eine zuverlässige Persönlichkeit
… hat eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
… betreut Immobilien, als wären sie seine eigenen

Immobilienmanager

Was macht ein Immobilienmanager bei der Rustler Gruppe?

Im Tätigkeitsbereich des Immobilienmanagers geht es darum, die anvertrauten Objekte nicht nur technisch zu betreuen, sondern diese für den vertretenen Eigentümer bestmöglich zu bewirtschaften und vor allem weiter zu entwickeln. Die Kundenbeziehung ist von Aktion und Initiative des Immobilienmanagers und nicht von Reaktion geprägt. Einerseits akquiriert er neue Kunden, geht zu Geschäftsessen, besucht Netzwerkveranstaltungen und präsentiert das Unternehmen in unterschiedlichen Situationen – der Immobilienmanager ist somit am Erfolg oder auch Misserfolg des Unternehmens beteiligt. Andererseits zeigt er Kunden die Möglichkeiten auf, den Wert ihrer Liegenschaft/Erträge nicht nur zu erhalten, sondern auch zu steigern.

In der Kundenakquise besichtigt er die Liegenschaften, erstellt Angebote, führt Gespräche mit Neukunden, präsentiert das Unternehmen und bietet Neukunden ein auf ihr Objekt zugeschnittenes Dienstleistungspaket an.

Zusätzlich fördert der Immobilienmanager die persönliche und berufliche Entwicklung der technischen Objektbetreuer und der Objektbetreuerassistenten, in dem er sein Wissen und seine Erfahrungen in Form von internen Schulungen oder Besprechungen weiter gibt. Er übernimmt auch Führungsverantwortung.

Der Arbeitsalltag des Immobilienmanagers ist, abgesehen von den üblichen Organisationstätigkeiten, durch den laufenden Kontakt mit Eigentümern vielfältig. Er hat ein offenes Ohr, um diese in der technischen Betreuung ihrer Liegenschaften zu beraten, Möglichkeiten aufzuzeigen und diese danach auch nach den Wünschen des Kunden umzusetzen bzw. zu begleiten. Er erkennt Probleme und Konfliktsituationen und löst diese, bevor sie eskalieren. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden wird vorausgesetzt. Er unterstützt die Immobilienverwalter und die Verwaltungsassistenten bei fachlichen und organisatorischen Fragen und beschäftigt sich auch mit der Einschulung neuer Kollegen.

Um erfolgreich zu sein, muss der Immobilienmanager grundlegende Bereiche beherrschen:

  • Er muss sich präsentieren können und sein Benehmen muss der entsprechenden Situation angepasst sein
  • Er muss Problemsituationen beherrschen, bevor sie ihn beherrschen
  • Er muss eloquent und rhetorisch bestens gewandt sein
  • Er muss seine Muttersprache perfekt beherrschen und sollte durch gutes Englisch flexibel sein