Die Berufsbilder in der Hausverwaltung bei Rustler
| Hausverwaltungsassistent |
|---|
Was macht ein Hausverwaltungsassistent bei der Rustler Gruppe?
Die Tätigkeit des Hausverwaltungsassistenten ist umfassend und abwechslungsreich. Als „rechte Hand“ des Hausverwalters ist er der Stützpfeiler, auf dem der Erfolg des Hausverwalters beruht. Er übernimmt auch – bis auf wenige Ausnahmen – alle Aufgaben, die der Verwalter verantwortet.
Der Hausverwaltungsassistent ist für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes zuständig. Dieses beinhaltet neben der Abhandlung von Störungs- oder Schadensmeldungen, der Annahme von Kündigungen, der Vorbereitung und dem Abschluss von Mietverträgen sowie der Übergabe und Rücknahme von Wohnungen auch die schriftliche und telefonische Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Professionisten. Ein Hausverwaltungsassistent darf sich daher vor dem direkten Kontakt mit Menschen nicht scheuen und sollte über genügend Selbstbewusstsein verfügen, um mit Anliegen aller Art professionell umgehen zu können. Denn der Hausverwaltungsassistent ist erste Ansprechperson und bemüht sich um die rasche Zufriedenstellung der Kunden.
Der Job als Hausverwaltungsassistent ist aber nicht nur mit Büro- oder Back-Office-Tätigkeiten verbunden. Denn viele Auswärtstermine mit unterschiedlichen Situationen und Menschen machen den Arbeitsalltag eines Hausverwaltungsassistenten vielfältig und spannend. Als Equipment erhält jeder Assistent der Hausverwaltung ein Mobiltelefon sowie ein Tablet, um diverse vorgefertigte Formulare bereits vor Ort ausfüllen und bearbeiten zu können. Dadurch wird das Nacharbeiten im Büro erheblich reduziert.
Durch die fachliche und persönliche Entwicklung sowie einer entsprechenden Ausbildung mit Hilfe unserer Rustler Akademie hat der Hausverwaltungsassistent auch die Möglichkeit, sich zum Immobilienverwalter weiterzuentwickeln (Aufstiegsmöglichkeiten)!
Was muss ein Hausverwaltungsassistent mitbringen?
…agiert auch in schwierigen Situationen sicher und gewandt
…selbstbewusste und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung
…hohes Maß an Motivation und Loyalität
…erkennt Probleme und arbeitet auf eine Lösung hin
…arbeitet diszipliniert und kann Verantwortung übernehmen
| Immobilienverwalter |
|---|
Was macht ein Hausverwalter bei der Rustler Gruppe?
Die Tätigkeit eines Hausverwalters lässt sich mit einer umfangreichen Verantwortung für die ihm anvertrauten Objekte z.B. Häuser, Wohnungen, Büros, Geschäftslokale, etc. beschreiben. Er bewirtschaftet die Immobilien für den Eigentümer bestmöglich und fungiert als Bindeglied zwischen dem Eigentümer, Mietern und Dritten. Der Hausverwalter berät Eigentümer in der Ertragsentwicklung, im Wohnrecht, in der Verwertung von Bestandobjekten und vieles mehr. Grundsätzlich achtet er auf die Erhaltung und Sanierung der Liegenschaften und der Mietobjekte. Er klärt über rechtliche und steuerliche Gegebenheiten auf, bietet umfangreiche Lösungsmöglichkeiten an und führt anschließend alle Tätigkeiten im Namen der Eigentümer aus. Somit muss sich ein Immobilienverwalter im Zuge seiner Karriere sehr gute Kenntnisse im Wohnrecht, Baurecht und Steuerrecht aber auch im Facility Management aneignen.
Der Arbeitsalltag eines Hausverwalter ist vielfältig. Vor allem der Kontakt mit den verschiedensten Menschen macht den Alltag abwechslungsreich. Im Vordergrund steht vor allem die Betreuung von und die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und dritten Personen via E-Mail und Telefon. Das bedeutet, dass viele E-Mails und Anrufe beim Hausverwalter einlangen – Organisationsgeschick ist gefragt! Nicht jeder Anruf von Eigentümern oder Mietern ist angenehm, denn gegebenenfalls wird der Immobilienverwalter auch kontaktiert, um Fehler oder Mängel wie z.B. einen Wasserrohrbruch, Schimmel, o.ä. aufzuzeigen. Die Fähigkeiten im Beschwerdemanagement werden hier auf die Probe gestellt.
Aber Hausverwalter ist nicht nur ein Bürojob. Neben organisatorischen Tätigkeiten gibt es auch viele Auswärtstermine, die den Arbeitsalltag zwischendurch auflockern. Dies kann zum Beispiel eine Hausbegehung in den Häusern sein, die er selbst verwaltet. Aber auch Wohnungsübergaben oder – rücknahmen. Diverse Besprechungen mit Lieferanten oder Behördentermine (Gericht, Schlichtungsstelle, Magistrat) können sich ebenfalls im Terminkalender eines Immobilienverwalters wiederfinden.
Um all diese Tätigkeiten effizient und gewissenhaft ausführen zu können, erhält der Immobilienverwalter technisch hochwertiges Equipment. Neben den notwendigen Accessoires wie eine Taschenlampe, einen Fotoapparat, einen Postschlüssel und dem obligatorischen Mobiltelefon ist vor allem das Tablet hervorzuheben, welches auch unterwegs den Zugriff auf die wichtigsten Daten des Objektes und das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. Dadurch können eine Vielzahl an Arbeiten bereits vor Ort erledigt werden und eine zeitaufwändige Nachbearbeitung im Büro bleibt erspart.
Was muss ein Hausverwalter mitbringen?
… setzt sich für das Unternehmen und dessen Ziele ein
… trifft Entscheidungen und setzt Prioritäten
… ist ein Organisationstalent und übernimmt Verantwortung
… ist lösungsorientiert
… zeigt Engagement und hat keine Scheu zu kommunizieren
… denkt optimistisch und ist eine zuverlässige Persönlichkeit
… hat eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
… betreut Immobilien, als wären sie seine eigenen
| Objektbuchhalter |
|---|
Was macht ein Objektbuchhalter bei der Rustler Gruppe?
Die Tätigkeiten des Objektbuchhalters gehören zu den wichtigsten Aufgaben in der Immobilienverwaltung und umfassen spannende und herausfordernde Arbeiten. Die präzise, schnelle und richtige Abrechnung ist das zentrale Element der Objektbuchhaltung.
Der Objektbuchhalter hat zwar keinen direkten Kontakt zum Kunden, er arbeitet jedoch sehr eng mit dem Immobilienverwalter zusammen. Er arbeitet dem Verwalter zu, indem er die Eigentümer- sowie Betriebskostenabrechnungen erstellt und diese buchhalterisch prüft.
Der Fokus der Objektbuchhaltung liegt insbesondere in der laufenden Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen und der Erstellung von Liegenschaftsabrechnungen (Betriebskosten- und Rücklageabrechnungen der WEGs und Eigentümerabrechnungen). In seinem Tätigkeitsbereich fällt weiters die Erstellung der UVAs, die Veranlagung der Jahresumsatzsteuer sowie die Erstellung der Beiblätter zur Einkommenssteuer.
Der Objektbuchhalter arbeitet leidenschaftlich gerne mit Zahlen und ist ein Teamplayer. Er verliert auch in stressigen Situationen nicht die Motivation und will Fehler suchen und finden.
Außerdem hat jeder unserer Mitarbeiter die Möglichkeit, sich durch unsere internen Schulungen
fachlich weiterzuentwickeln.
Was muss ein Objektbuchhalter mitbringen?
…bringt eine hohe Zahlenaffinität mit und kann Zahlen interpretieren
…eine hohe Belastbarkeit bei erhöhten Arbeitsaufwand zum Monatsbeginn
…ein hohes Maß an Motivation und Loyalität
…erkennt Fehler und sucht die Lösung
…hat eine präzise und strukturierte Arbeitsweise
| Immobilienmanager |
|---|
Was macht ein Immobilienmanager bei der Rustler Gruppe?
Im Tätigkeitsbereich des Immobilienmanagers geht es darum, die anvertrauten Objekte nicht nur zu verwalten, sondern diese für den vertretenen Eigentümer bestmöglich zu bewirtschaften und vor allem weiter zu entwickeln. Die Kundenbeziehung ist von Aktion und Initiative des Immobilienmanagers und nicht von Reaktion geprägt. Einerseits akquiriert er neue Kunden, geht zu Geschäftsessen, besucht Netzwerkveranstaltungen und präsentiert das Unternehmen in unterschiedlichen Situationen – der Immobilienmanager ist somit am Erfolg oder auch Misserfolg des Unternehmens beteiligt. Andererseits zeigt er Kunden die Möglichkeiten auf, den Wert ihrer Liegenschaft/Erträge nicht nur zu erhalten, sondern auch zu steigern.
In der Kundenakquise besichtigt er die Liegenschaften, erstellt Verwaltungsangebote, führt Gespräche mit Neukunden, präsentiert das Unternehmen und bietet Neukunden ein auf ihr Objekt zugeschnittenes Dienstleistungspaket an.
Zusätzlich fördert der Immobilienmanager die persönliche und berufliche Entwicklung der Immobilienverwalter und der Verwaltungsassistenten, in dem er sein Wissen und seine Erfahrungen in Form von internen Schulungen oder Besprechungen weiter gibt. Er übernimmt auch Führungsverantwortung.
Der Arbeitsalltag des Immobilienmanagers ist, abgesehen von den üblichen Verwaltungstätigkeiten, durch den laufenden Kontakt mit Eigentümern vielfältig. Er hat ein offenes Ohr, um diese in der Entwicklung ihrer Liegenschaften zu beraten, Möglichkeiten aufzuzeigen und diese danach auch nach den Wünschen des Kunden umzusetzen bzw. zu begleiten. Er erkennt Probleme und Konfliktsituationen und löst diese, bevor sie eskalieren. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden wird vorausgesetzt. Er unterstützt die Immobilienverwalter und die Verwaltungsassistenten bei fachlichen und organisatorischen Fragen und beschäftigt sich auch mit der Einschulung neuer Kollegen.
Um erfolgreich zu sein, muss der Immobilienmanager grundlegende Bereiche beherrschen:
- Er muss sich präsentieren können und sein Benehmen muss der entsprechenden Situation angepasst sein
- Er muss Problemsituationen beherrschen, bevor sie ihn beherrschen
- Er muss eloquent und rhetorisch bestens gewandt sein
- Er muss seine Muttersprache perfekt beherrschen und sollte durch gutes Englisch flexibel sein
